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WARUM EINE EVENTAGENTUR

Hier ein paar wichtige Gründe warum auch sie mit einer professionellen Eventagentur zusammen arbeiten sollten:

Die Kompetenz
Der Beizug einer Agentur bei der Planung und Durchführung eines Anlasses entspricht durchaus auch einer zentralen wirtschaftlichen Erkenntnis: Konzentriere dich auf deine Kernkompetenz - tue das, was du wirklich kannst und delegiere das, was andere besser können. Hand aufs herz: Weil sie in Ihrem Unternehmen einen guten Job tun, heisst das noch lange nicht, dass sie auch einen Event perfekt organisieren können. Sparen sie Zeit und Nerven (in vielen Fällen auch Geld) und legen sie die Durchführung des nächsten Events in die kompetenten Hände unserer Agentur.

Die Zielsetzung
Wir als Agentur können ihnen vieles abnehmen, eines aber nicht: Die Antwort auf die Frage, warum sie einen Event durchführen möchten. Versuchen sie sich möglichst detailliert Klarheit über einige grundsätzliche Fragen zu verschaffen. Zum Beispiel: Warum überhaupt möchten sie den Anlass durchführen, wer soll dabei sein (wen laden sie ein), und welche Ziele verfolgen sie mit dem Anlass. Antworten auf diese Fragen können die Ausgestaltung des Events entscheidend beeinflussen, und zwar bezüglich Zeitplan ebenso wie bei der Wahl der Lokalitäten, der Programmgestaltung, der Verpflegung usw.

Die Erfahrung
Von diesem Punkt an kommt definitiv unsere Agentur zum Zuge. Wir können jetzt eine Qualität ausspielen, die sie bei allem Respekt nicht haben können: Die Erfahrung bei der Organisation und Durchführung von Events verschiedenster Art. Die Praxis zeigt nähmlich immer wieder, dass der Teufel im Detail steckt. Diese Details frühzeitig zu erkennen und geeignet zu reagieren, bedarf ebenso der Erfahrung wie das Gespür dafür, was in ist und was out, was von den Gästen besonders geschätzt wird und was die Stimmung killen kann. Auf diesem für Laien gefährlichen Glatteis abseits ausgetretener Pfade zeigen ausgewiesene Veranstaltungsprofis atemberaubende Pirouetten und stellen Anlässe auf die Beine, von denen man noch lange spricht.

Das Know-how
Mit Erfahrung allein lässt sich allerdings noch kein erfolgreiches Event auf die Beine stellen. Erfahrungswerte sind hilfreich, was aber unbedingt dazu kommen muss, ist eine gehörige Portion Know-how in der konkreten Ausgestaltung - von Konzept und Idee bis zur physischen Umsetzung und der umsichtigen Organisation. Auf der Basis Ihrer Zielsetzungen erstellen wir ein detailliertes Konzept, bringen ihre Ideen mit ein und verschnüren das Ganze zu einem Paket, das es in der Folge in klar definierten Etappen konsequent umzusetzen gilt. Dabei zeigt sich auch dem Laien schnell: Die gut strukturierte Organisation eines Anlasses bringt umfangreiche Arbeiten, von denen wir sie massgeblich entlasten - von den technischen Anforderungen, die bei einem Auftritt erfüllt sein müssen, bis zum Kleingedruckten in vertraglichen Vereinbarungen. Dabei werden sie laufend über den aktuellen Stand der Arbeiten informiert und sind damit ständig auf Ballhöhe.

Das Beziehungsnetz
Als gut geführte Agentur pflegen wir ein persönliches Beziehungsnetz zu unseren Künstlern und Bands aus den verschiedensten Sparten, kennen ihre Programme, ihre Stärken und Besonderheiten. Zudem wissen wir, wer wann und wo unterwegs ist und können bei einer günstigen Gelegenheit auch Künstler und Bands vermitteln, die sonst schwer zu kriegen sind. A propos grosse Namen: Oft lohnt sich auch der Mut zu unbekannten Artisten. Ist es nicht viel spannender, die Gäste mit einem Künstler oder einer Band zu überraschen als mit Stars, die man eh auf allen Anlässen antrifft und die eine entsprechend hohe Gage fordern. Es gibt so viele tolle Künstler und Bands, die wenig bekannt sind, die das Publikum aber restlos begeistern können. Das setzt allerdings gewisse Szenenkenntnisse voraus, die in der Regel nur wir als Profis mitbringen. Und wir wissen noch etwas - und handeln auch danach: Wenn man früh bucht, bekommt man was man will, sonst muss man nehmen, was man bekommt.

Die Kosten
Ob Fixum, Budgetprozente oder Verrechnung nach Aufwand: Das Engagement einer Agentur kostet Geld. Das ist auch der Hauptgrund, weshalb viele Veranstalter zu Selbstgestricktem greifen, in der Hoffnung nämlich, damit das Budget zu entlasten. Das Gegenteil ist oft der Fall: Wer die Kosten realistisch rechnet, stellt in den meisten Fällen fest, dass die Verpflichtung einer Agentur den finanziell günstigeren Weg bedeutet, als wenn man alles selber macht. Das rührt daher, dass die Agentur professionell vorgeht, zeit- und kostenintensive Umwege, Leerläufe und Pannen vermeiden kann und eine straffe Budgetplanung und -überwachung garantiert. Kommt dazu: Wer den Wert eines perfekt inszenierten Events kennt, der weiss auch, wie enorm wichtig es ist, wenn man im entscheidenden Moment am Anlass selber sich unbelastet den Gästen widmen kann. Und gehört nicht das zur Zielsetzung eines jeden Events?


(Auszug aus dem Buch "Kultur(s)pass" 2001/2002)

Webmaster   Letze Aktualisierung: 07-Jan-2006 5:18