Bitte beachten Sie folgende wichtige Punkte wenn Sie sich mit der Planung Ihres Firmenfestes befassen:

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1. Datum des Firmenfestes

Legen Sie zuerst das Datum fest, vermeiden Sie wenn möglich die Freitage und Samstage in den Monaten November und Dezember, an diesen Tagen sind sehr viele Lokale sowie gute Tanzorchester und bekannte Showkünstler zwischen 6 und 12 Monate im voraus gebucht ! Legen Sie das Datum möglichst nicht kurz vor Weihnachten, Sie tun sich selbst und Ihrem Personal einen grossen Gefallen! 

Ideale Anlass-Monate sind: September / Anfangs und Ende Oktober / Januar / März / April
Beachten Sie bei den anderen Monaten folgende Anlässe die viele Ihrer Angestellten dem Firmenfest vorziehen: Ende Januar bis 1. Märzwoche -> Fasnacht / Mai bis Ende August -> Hochzeiten und Vereinsanlässe 

2. Budget und Lokal

Schätzen Sie die ungefähre Teilnehmerzahl aus Ihrem Personal und suchen Sie das Lokal entsprechend der Grösse, Ihrem Budget und den Zufahrts- resp. Parkplatzmöglichkeiten und den Verbindungen mit öffentlichen Verkehrmitteln aus. Ueberlegen Sie sich ob Sie mehr Wert auf die Unterhaltung oder mehr auf das Essen legen und planen Sie Ihr Budget entsprechend. Tanzorchester können Sie wie folgt kalkulieren: bekannte Profiformationen Fr. 1000.-- bis 1200.- pro Musiker / gute Amateurformationen Fr. 900.-- bis 1000.-- pro Musiker / Profi-Alleinunterhalter Fr. 1200.-- bis 1800.-- / Partydiscotheken Fr. 1800.-- / Show's bekannt aus TV oder aktuelle Komiker Fr. 5000.-- bis 15000.-- / Profi Einzel-Show's und Komiker Fr. 2000.-- bis 3000.-- / gute Nachwuchskünstler ab Fr. 1200.-- bis 2000.-- 

3. Zeiten & Zufahrt der Musiker / Showkünstler / Technik

Besprechen Sie mit der Agentur und dem Künstler/Orchester wann die Anlagen angeliefert werden, wann der Aufbau und Soundcheck geplant ist, und stellen Sie sicher, dass das Lokal dann auch frei zum Einrichten ist ! Legen Sie mit dem Bandleader zeitlich einen Termin fest, wann die Band spätestens eintrifft. Falls die Band 1 Std. nach diesem Zeitpunkt nicht eintrifft versuchen Sie sofort mit dem Bandleader oder der Agentur telefonisch Kontakt aufzunehmen falls etwas passiert sein sollte. (Unfall / Krankheit / Stau usw.) Nur so besteht die Möglichkeit allfälligen Ersatz zu organisieren!

4. Verpflegung Musiker / Showkünstler / Technik

Normalerweise müssen Sie die Verpflegung der Musiker / Showkünstler und Techniker übernehmen und organisieren. Besprechen Sie dies schon vorgängig mit dem Lokalbesitzer oder dem Partyservice. Wir empfehlen Ihnen, die Tanzorchester in der Nähe oder mit Ihnen zu verpflegen, damit diese für Sie immer sofort greifbar sind. Showkünstler sollten für die Gäste möglichst noch nicht sichtbar werden, bei diesen empfiehlt sich die Verpflegung im Restaurant. Bezahlen Sie prinzipiell keine Spirituosen, üblich sind Wein, Bier, Mineral, Café. Bei grossen Bands ist es von Vorteil in der Garderobe oder auf der Bühne einige Harasse Mineralwasser deponieren zu lassen. Vom Einsatz des Orchesters hängt die Stimmung ab, ein gut verpflegtes Orchester gibt sich an Ihrem Anlass auch entsprechend Mühe ! 

5. Bühne / Tanzfläche / Technik

Beachten Sie bei der Besichtigung des Lokals ob für Tanzorchester eine Bühne, eine Tanzfläche, Künstlergarderoben und Bühnentechnik zur Verfügung steht. Rechnen Sie bei Tanzorchester mit einem Platzbedarf von 1.5 bis 2 m2 pro Musiker und denken Sie daran, das wenn das Tanzorchester die Bühne belegt, für Showkünstler nicht mehr sehr viel Platz verbleibt (kleine Lokale). 

6. Programmablauf / Regie

Haben Sie ein grösseres Programm zusammengestellt und mehrer Showkünstler zum Tanzorchester organisiert, dann denken Sie daran, dass der Programmverlauf gut geplant sein muss und jemand die Auftrittszeiten steuern sollte. Die Kommunikation zwischen dem Bankettchef des Lokals (zeitl. Verlauf des Essens) und den Auftrittszeiten der Künstler ist sehr wichtig. Sie können nur schätzungsweise vorausplanen wie lange Ihre Gäste für einen Gang eines Menue's benötigen. Erfahrungsgemäss hinkt das Ende des Essens immer zwischen einer halben Stunde und 1 Stunde hinter der Planung her. Falls Sie einen bekannten Showkünstler engagiert haben, kann es Ihnen passieren, dass dieser dann nicht mehr auftreten kann, da er sehr häufig gegen Mitternacht an ein 2. Engagement muss. Wir empfehlen Ihnen bei grossen Programmen einen Regisseur (Kosten ca. Fr. 1500.--) zu engagieren, nur so können Sie selber in Ruhe den Anlass geniessen.
 
7. Gage / Auszahlung

Auch heute noch sind Musiker und Künstler sprichwörtlich Lebenskünstler und brauchen in fast allen Fällen Ihre Gage wenn möglich in bar. Sie tun dem Bandleader einen Gefallen, wenn Sie ihm die Gage in kleinen Noten (CHF / EUR 200.00) ausbezahlen, da dieser vor Ort die Musiker direkt entschädigt. Üblich ist heute auch die Bezahlung mit Check (bitte nicht gestrichen) oder eine Vorauszahlung an die Agentur, welche dann die Bezahlung regelt.
 
8. Abbau der Anlagen

Bitte denken Sie daran, dass die Anlagen wieder abgebaut werden müssen, immer wieder kommt es vor, das Lokalbesitzer schliessen wollen und für den Abbau keine Zeit mehr verbleibt. Dies kann zu Umtrieben und Ärger führen da Künstler und Bands manchmal über 50 km entfernt zuhause sind und diese nicht am nächsten Tag holen können. Überzeiten und Verlängerungen sind unbedingt vorab mit dem Lokalbesitzer zu besprechen.

9. Nach dem Anlass

Waren Sie mit dem Lokal / Essen zufrieden, hat Ihr Orchester gut gespielt und war der Auftritt von Showkünstlern ein Erfolg ? Falls Sie Lust haben, alle Menschen freuen sich wenn man Ihre Arbeit lobt, schreiben Sie ein kleines Referenzschreiben. Hat etwas nicht geklappt ? Der Lokalbesitzer ist Ihnen dankbar wenn Sie Ihn auf Probleme mit dem Personal oder der Küche aufmerksam machen. Die Agentur, welche Ihnen Tanzorchester oder Künstler vermittelt hat ist Ihnen ebenfalls dankbar, wenn Sie auf Misstände hinweisen.
 
Wir hoffen, diese Tipps helfen Ihnen bei Ihrer Planung und freuen uns auf Ihre Anfrage